RPAとは？自動化できる業務や企業が導入するメリットをわかりやすく解説

企業では、データ入力や集計、転記、定型メールの送信など、毎日のように繰り返される業務があります。

一つひとつの作業にかかる時間は短くても、件数が多くなれば従業員にとって大きな負担になります。

こうしたパソコン上の定型業務を自動化する方法として活用されているのが「RPA」です。

RPAを導入すると、人が行っていた決まった手順の作業をソフトウェアに任せることができます。一方で、すべての業務をRPAで自動化できるわけではありません。

この記事では、RPAの基本的な仕組みから自動化しやすい業務、導入するメリット、向いていない業務、導入するときの進め方までわかりやすく解説します。

RPAとは？

RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、パソコン上で行う定型的な作業をソフトウェアによって自動化する仕組みです。

「ロボット」といっても、工場などで動く機械を指すわけではありません。

人がパソコンで行っているクリック、コピー、入力、ファイルの保存などの操作を、ソフトウェア上のロボットが決められた手順に沿って実行します。

たとえば、

といった作業です。

人が繰り返しているルールの決まった業務をRPAに任せることで、作業時間の削減や業務負担の軽減につなげられます。

RPAはどのように動く？

RPAの基本的な考え方はシンプルです。

まず、人が行っている業務の手順を整理します。

たとえば、

「メールを確認する」
↓
「添付ファイルを保存する」
↓
「Excelを開く」
↓
「必要なデータをコピーする」
↓
「社内システムへ入力する」

という業務があったとします。

この一連の操作をRPAに設定すると、決められた条件や時間に合わせて自動的に処理できるようになります。

人が画面を操作するのと似た形で複数のアプリケーションをまたいで処理できる点も、RPAの特徴です。

既存のシステムを大きく変更せずに導入できる場合もあるため、日常業務の一部から自動化を始める方法として利用されています。

RPAとAIは何が違う？

RPAとAIは、どちらも業務の効率化に使われるため混同されることがあります。

大きな違いは、決められた手順を実行するのか、データをもとに処理や判断を行うのかという点です。

RPA

あらかじめ設定されたルールや手順に沿って作業を実行することを得意としています。

「Aの場合はBをする」というように、処理の流れが明確な業務に向いています。

AI

大量のデータから特徴を捉えたり、文章や画像を扱ったりするなど、RPAとは異なる方法でさまざまな処理を行います。

生成AIであれば、文章の作成や要約、アイデア出しなどに利用することもできます。

つまり、

RPA＝決められた作業を繰り返す

AI＝データや指示をもとにさまざまな処理を行う

と考えると違いを理解しやすいでしょう。

また、RPAとAIを組み合わせて活用するケースもあります。

RPAで自動化しやすい業務

RPAは、パソコンを使うさまざまな業務に活用できます。

特に相性がよいのは、作業手順や判断ルールが明確で、繰り返し発生する業務です。

データ入力・転記

ExcelやCSVなどのデータを、別のシステムへ入力する作業です。

同じ情報を複数のシステムへ入力している場合などは、RPAによる自動化を検討しやすい業務です。

データの集計・レポート作成

複数のファイルから数字を集め、決まった形式のレポートを作成する業務にも活用できます。

毎日、毎週、毎月など、一定の周期で同じ作業を行っている場合に向いています。

請求書などの処理

請求に必要なデータをシステムから取得したり、決められた場所へ転記したりする作業にも活用できます。

ただし、書類の内容を読み取る必要がある場合は、OCRなど別の技術と組み合わせることがあります。

定型メールの送信

条件に該当する顧客や社内担当者へ、決まった内容のメールを送る業務も自動化できます。

たとえば、処理完了のお知らせや定期的な案内などです。

Webサイトやシステムからの情報取得

決められたシステムへアクセスし、必要な情報を取得してファイルへ保存するといった作業にも利用できます。

毎日同じページやシステムを確認している場合は、自動化によって確認作業を減らせる可能性があります。

企業がRPAを導入するメリット

RPAのメリットは、単に「人の代わりにパソコンを操作してくれる」ということだけではありません。

定型業務にかかる時間を減らせる

毎日30分かかる作業でも、年間で考えると大きな時間になります。

繰り返し発生する作業をRPAに任せることで、従業員が手作業に使っていた時間を減らせます。

空いた時間を顧客対応、企画、改善活動など、人が取り組むべき仕事に使いやすくなります。

このように定型作業を見直すことは、企業全体の業務効率化を進めるうえでも重要です。

入力ミスを減らせる

大量のデータを人が入力すると、どれだけ注意していても入力間違いや転記漏れが発生する可能性があります。

RPAは設定された処理を同じ手順で繰り返すため、手作業によるミスを減らす効果が期待できます。

ただし、最初に設定したルール自体が間違っていれば誤った処理を繰り返すため、設定内容の確認は必要です。

業務を標準化しやすくなる

「この仕事は○○さんしか分からない」という状態になると、担当者が休んだときや退職したときに業務が止まる可能性があります。

RPAを導入するためには、まず業務の手順を整理する必要があります。

その過程で業務の流れが明確になり、属人化していた作業を見直すきっかけにもなります。

繁忙期の負担を軽減できる

月末や年度末など、特定の時期だけ大量の定型業務が発生する企業もあります。

RPAで処理できる業務を自動化しておけば、作業量が増える時期の従業員の負担を軽減できる可能性があります。

RPAに向いている業務・向いていない業務

RPAを導入するときに重要なのが、何でも自動化しようとしないことです。

RPAに向いている業務

次のような特徴を持つ業務は、自動化を検討しやすいでしょう。

たとえば「毎朝システムから売上データを取得してExcelへ保存する」といった業務です。

RPAに向いていない業務

一方、次のような業務はRPAだけでの自動化が難しい場合があります。

たとえば、顧客との商談や部下との面談、新しい企画を考える仕事などです。

RPAは人の仕事をすべて置き換えるものではなく、人が行う必要のない定型作業を切り分けて任せるものと考えると活用しやすくなります。

RPA導入の5つのステップ

RPAはツールを導入するだけでは十分ではありません。

どの業務を自動化するのかを整理し、小さく試しながら進めることが重要です。

STEP1　現在の業務を洗い出す

まず、社内でどのような定型業務が行われているのかを整理します。

特に、

といった業務を探します。

STEP2　自動化する業務を選ぶ

洗い出した業務の中から、RPAに向いているものを選びます。

最初から複雑な業務を選ぶのではなく、手順が明確で効果を確認しやすい作業から始める方法があります。

STEP3　業務の手順を整理する

RPAに処理させるためには、人がどのような順番で作業しているのかを明確にする必要があります。

「どのファイルを開くのか」

「どのデータを使うのか」

「エラーが発生したらどうするのか」

など、細かい条件まで整理します。

STEP4　テスト運用する

設定したRPAをすぐに本格運用するのではなく、まずテストを行います。

正しいデータが入力されているか、例外が発生した場合にどうなるかなどを確認します。

問題があれば設定を修正し、安定して処理できる状態を目指します。

STEP5　効果を確認して対象を広げる

導入後は、

「どのくらい作業時間が減ったのか」

「ミスは減ったのか」

「従業員の負担は軽減されたのか」

などを確認します。

効果が確認できれば、ほかの業務への展開を検討します。

RPA導入で気をつけたいポイント

便利なRPAですが、導入後の運用まで考えておく必要があります。

自動化する前に不要な業務を見直す

現在行っている作業が、そもそも必要なのかを確認することが大切です。

不要な作業をそのままRPAで自動化しても、業務そのものが効率的になるとは限りません。

まず業務を整理し、そのうえで必要な作業を自動化します。

システム変更への対応が必要

RPAは画面や操作手順などに合わせて設定される場合があります。

利用しているシステムの画面や仕様が変更されると、それまで動いていたRPAが正常に処理できなくなることがあります。

導入後も定期的な確認やメンテナンスが必要です。

担当者だけが分かる状態にしない

RPAの設定や運用方法を一人の担当者だけが把握していると、その人が異動・退職した場合に対応できなくなる可能性があります。

どの業務をどのRPAが処理しているのか、エラー時にはどう対応するのかなどを記録し、社内で共有しておくことが重要です。

情報管理や権限設定を確認する

RPAが業務システムへアクセスする場合、顧客情報や社内情報を扱うことがあります。

必要以上のアクセス権限を与えない、認証情報を適切に管理するなど、セキュリティ面にも注意が必要です。

RPAは「自動化すること」自体が目的ではない

RPAを導入すると、「どれだけ多くの業務を自動化できたか」に目が向きやすくなります。

しかし、本来の目的は自動化の数を増やすことではありません。

大切なのは、従業員が単純な作業に使っていた時間を減らし、より価値の高い仕事へ時間を使える状態をつくることです。

そのためには、

「この作業は本当に必要なのか」

「人が行う必要があるのか」

「RPA以外の方法で改善できないか」

という視点も必要です。

業務そのものを見直したうえで、RPAが適している部分だけを自動化することで、より効果的な業務改善につながります。

RPAによる自動化をきっかけに業務や組織のあり方まで見直していくことは、企業がDXを進める際の取り組みにもつながります。

まとめ

RPAとは、パソコン上で行われる定型的な業務をソフトウェアによって自動化する仕組みです。

データ入力や転記、集計、レポート作成、定型メールの送信など、手順が決まっていて繰り返し発生する業務に向いています。

RPAを活用することで、作業時間の削減や入力ミスの防止、業務の標準化などにつながる可能性があります。

一方で、複雑な判断やコミュニケーションが必要な仕事まで、すべてRPAに任せられるわけではありません。

導入するときは、まず現在の業務を整理し、「人が行うべき仕事」と「自動化できる仕事」を分けることが大切です。

RPAを単なる自動化ツールとして考えるのではなく、業務の進め方そのものを見直すきっかけとして活用することで、企業全体の業務改善につなげやすくなるでしょう。